14 types de documents analysés — besoins, durées de conservation et solutions GED recommandées.
La gestion électronique des factures est au cœur de la dématérialisation en entreprise. Avec l'obligation de facturation électronique (septembre 2026 pour la réception, septembre 2027 pour l'émission TPE/PME), une GED adaptée aux factures est indispensable. Elle doit automatiser la capture OCR, le rapprochement comptable et l'archivage à valeur probante pendant 10 ans.
La gestion électronique des contrats (CLM - Contract Lifecycle Management) couvre tout le cycle de vie : rédaction, négociation, signature électronique, exécution et renouvellement. Une GED adaptée aux contrats doit offrir le versioning, les alertes d'échéance, la signature électronique intégrée et un classement par type de contrat et contrepartie.
La dématérialisation des bulletins de paie est autorisée depuis la loi El Khomri (2016) et simplifiée par le décret du 1er janvier 2017. L'employeur peut remettre le bulletin sous forme électronique sauf opposition du salarié. La GED doit garantir la disponibilité pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié, via un coffre-fort numérique certifié.
La gestion électronique des bons de commande (purchase orders) est essentielle pour le cycle Procure-to-Pay (P2P). La GED automatise la création, l'approbation, l'envoi aux fournisseurs et le rapprochement avec les factures. Elle réduit les erreurs de saisie, accélère les validations et améliore la traçabilité des achats.
La GED courrier (gestion du courrier entrant et sortant) digitalise le traitement du courrier physique et électronique. Elle automatise la capture (scan, import email), le tri, la distribution aux services concernés, le suivi des réponses et l'archivage. Indispensable pour les collectivités, les grandes entreprises et les administrations.
La gestion électronique des devis accélère le cycle commercial : création à partir de templates, envoi au client, suivi des relances, signature électronique et transformation en bon de commande. La GED devis s'intègre avec le CRM et l'ERP pour fluidifier le processus de vente.
La dématérialisation des notes de frais est un cas d'usage fréquent de la GED. La capture mobile (photo du justificatif), l'extraction OCR des montants, le workflow d'approbation et l'archivage probant des justificatifs sont essentiels. Depuis 2017, la copie numérique fidèle d'un justificatif papier à valeur probante (arrêté du 22 mars 2017).
Le dossier du personnel dématérialisé regroupe tous les documents liés à un salarié : contrat de travail, avenants, bulletins de paie, entretiens professionnels, formations, arrêtés maladie, solde de tout compte. La GED RH doit garantir la confidentialité (RGPD, données sensibles), l'accès contrôlé par rôle et la conservation longue durée.
La GED technique gère les plans (CAO/DAO), schémas, fiches techniques et documents de projet. Essentielle dans le BTP, l'industrie et l'ingénierie, elle doit supporter les formats spécialisés (DWG, DXF, PDF multi-pages), le versioning strict et la gestion des indices de révision. L'enjeu est la traçabilité des modifications et le partage multi-intervenants sur un chantier ou un projet.
La GED santé gère les dossiers patients : comptes-rendus médicaux, ordonnances, résultats d'examens, imagerie, consentements. Elle doit respecter les exigences strictes de l'hébergement de données de santé (HDS) et la réglementation RGPD renforcée pour les données sensibles. L'interopérabilité avec les systèmes d'information hospitaliers (SIH) est essentielle.
La GED qualité gère le système documentaire ISO : procédures, modes opératoires, enregistrements, fiches de non-conformité, audits. Elle doit garantir la maîtrise documentaire (versioning, approbation, diffusion contrôlée) exigée par les normes ISO 9001, 14001, 45001 et les référentiels sectoriels (EN 9100 aéronautique, IATF 16949 automobile).
La GED réglementaire gère les documents soumis à des obligations légales strictes : DUERP, registres obligatoires, déclarations fiscales, PV d'AG, rapports CSE, bilans comptables. Chaque type a ses propres règles de conservation, de confidentialité et d'accès. La GED doit automatiser les alertes d'échéance et garantir la conformité archivistique.
Le dossier client dématérialisé centralise toutes les pièces liées à un client : devis, contrats, factures, correspondances, réclamations, pièces justificatives. Essentiel pour les professions de conseil, les cabinets et les entreprises de services, il améliore la réactivité commerciale et la continuité de service en cas d'absence d'un collaborateur.
Les rapports de chantier (comptes-rendus de réunion, rapports d'avancement, fiches de suivi, PV de réception) sont essentiels dans le BTP. La GED chantier permet la saisie sur le terrain (tablette/smartphone), le partage en temps réel avec tous les intervenants et l'archivage pendant toute la durée de la garantie décennale.
