L'archivage électronique à valeur probante garantit que vos documents numériques ont la même valeur juridique que les originaux papier. Ce guide détaille les normes, les durées de conservation et les solutions certifiées.
Un document archivé à valeur probante est juridiquement opposable : il peut servir de preuve en cas de litige ou de contrôle fiscal. Pour cela, il doit respecter des normes d'intégrité (le document n'a pas été modifié), de traçabilité (on sait qui l'a archivé et quand) et de pérennité (il est lisible dans le temps).
Un simple PDF stocké sur un disque dur n'a pas de valeur probante. Sans horodatage, empreinte numérique et traçabilité, le document est contestable en justice.
| Norme | Périmètre | Usage |
|---|---|---|
| NF Z42-013 | Archivage électronique | Norme française de référence |
| ISO 14641 | Archivage électronique | Norme internationale équivalente |
| NF Z42-020 | Coffre-fort numérique | Stockage sécurisé de documents |
| NF 461 | Certification éditeurs | Conformité à la NF Z42-013 |
| SEDA | Échange de données d'archivage | Standard secteur public |
| eIDAS | Horodatage qualifié | Règlement européen |
| Document | Durée de conservation |
|---|---|
| Factures | 10 ans |
| Bulletins de paie | 5 ans (illimité pour le salarié) |
| Contrats commerciaux | 5 ans après fin de contrat |
| Documents comptables | 10 ans |
| Actes notariés | 75 ans |
| Dossiers médicaux | 20 ans |
| Documents d'urbanisme | Illimité |
Privilégiez les éditeurs certifiés NF 461 (Oodrive, eDoc) pour l'archivage à valeur probante. Cette certification garantit la conformité à la NF Z42-013 et est un argument solide en cas de contrôle.
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