Passer du tout-papier au numérique est un projet structurant. Ce guide vous donne un plan d'action concret : par où commencer, comment prioriser, quel budget prévoir et quels prestataires mobiliser.
Commencez par les documents actifs (en cours d'utilisation) et non par les archives. Priorisez les flux à fort volume (factures, courrier) et les documents à obligation légale (contrats, pièces comptables). Ne numérisez pas tout : 80% de la valeur est dans 20% des documents.
Règle du 80/20 : concentrez-vous sur les 20% de documents qui génèrent 80% des recherches et des manipulations quotidiennes. Le reste peut rester en archive papier.
| Volume | Recommandation | Coût estimé |
|---|---|---|
| < 10 000 pages | Internaliser (scanner de bureau) | 500-3 000 EUR (matériel) |
| 10 000 - 100 000 pages | Externaliser | 0,05-0,15 EUR/page |
| > 100 000 pages | Externaliser (tiers-archiveur certifié) | Sur devis |
Pour les volumes importants (> 100 000 pages), faites appel à un tiers-archiveur certifié. La numérisation doit respecter la norme NF Z42-013 pour que les copies numériques aient une valeur probante.
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